Zpracování osobních údajů

INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Informační memorandum o zpracování osobních údajů (Informační memorandum), které právě čtete, obsahuje informace o tom, jak nakládáme s Vašimi osobními údaji.

My, společnost Prototypum s.r.o., se sídlem na adrese U Panelárny 136, 273 43 Buštěhrad, identifikační číslo 048 21 866, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 254219 (Společnost nebo my) jsme společností zabývající se poskytováním služeb v oblasti průmyslového designu, inženýringu, prototypování, 3D tisku a dalších souvisejících činností (Služby) a provozovatelem internetového portálu dostupného na adrese https://www.prototypum.cz/ (Portál).

Předávání právních informací srozumitelnou cestou je obtížná disciplína. Pro srozumitelnost a přehlednost tohoto Informačního memoranda jsme jej rozdělili do oddílů. Pokud budete postupovat následujícím způsobem, dozvíte se vše potřebné a nic Vám neunikne, a zároveň nebudete ztrácet čas čtením pro Vás nerelevantních pasáží.

Nejprve si přečtěte první oddíl tohoto Informačního memoranda, ve kterém nalezete obecné informace platné pro všechny případy zpracování osobních údajů.
Zařaďte se do některé/některých z následujících kategorií a následně si přečtěte pro Vás příslušný oddíl (ostatními oddíly se zabývat nemusíte; je však možné, že pro Vás bude relevantních více kategorií a v souvislosti s tím i více oddílů):

a) Dodavatel (oddíl 2)

Dodavatelem je každá třetí osoba, která nám dodává jakékoliv zboží či poskytuje služby.

b) Klient (oddíl 3)

Klientem je osoba, která využívá naše Služby.

c) Potenciální klient (oddíl 4)

Potenciálním klientem je návštěvník Portálu, případně osoba, která nás ze svého podnětu kontaktuje či s ní máme smluvní či jiný právní vztah.

3. Nezapomeňte se nakonec seznámit ještě se závěrečnými informacemi, které jsou rovněž informacemi platnými pro všechny případy zpracování osobních údajů, a které naleznete v pátém oddíle.

1. OBECNÉ INFORMACE

1.1. Správce osobních údajů

Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.

Správcem osobních údajů je společnost Prototypum s.r.o., se sídlem na adrese U Panelárny 136, 273 43 Buštěhrad, identifikační číslo 048 21 866, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 254219.

Správce lze kontaktovat na e-mailové adrese jan.malina@prototypum.cz nebo na telefonu +420 775 660 090. Kontaktní osobou správce je Jan Malina, kterého lze kontaktovat na adrese na výše uvedené adrese nebo telefonním čísle.

1.2. Vaše práva

Správce dělá vše pro to, aby zpracování Vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Vám jsou garantována práva popsána v tomto článku, která můžete u správce uplatnit písemně, emailem nebo telefonické na kontakty uvedené výše v článku 1.1.

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vyjádření a případné informace o přijatých opatřeních Vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás bude správce informovat.

a) Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů a přístup k osobním údajům

Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.

Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.

Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto Informačním memorandu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

b) Právo na opravu

Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

c) Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat, aby správce Vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například situace, kdy zpracovávané údaje nejsou pro níže uvedené účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí nezbytné doby pro zpracování automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem Vaše osobní údaje zpracovávat) a o jejím vyřízení budete detailně informován/a.

d) Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat, aby správce omezil zpracování Vašich osobních údajů (tedy, aby nedošlo k jejich využívání, ale zároveň, aby nedošlo k jejich úplné likvidaci), avšak pouze v následujících případech:

zpochybníte přesnost osobních údajů (zpracování bude poté omezeno na dobu potřebnou pro ověření přesnosti);
zpracování je protiprávní a nemáte zájem o výmaz;
správce již nepotřebuje osobní údaje pro účely zpracování, avšak vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků;
vznesete námitku proti zpracování a probíhá ověření, zda oprávněné důvody správce pro zpracování převažují nad těmi Vašimi.

I v případě, že dojde k omezení zpracování, bude správce nadále moci Vaše osobní údaje zpracovávat v těch případech, kdy to bude potřeba pro určení, výkon nebo obhajobu jeho právních nároků nebo pro ochranu práv jiných fyzických nebo právnických osob.

e) Právo na přenositelnost údajů

Pokud si přejete, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

f) Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.

g) Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

1.3. Předávání osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodních organizací

Správce nebude předávat Vaše osobní údaje mezinárodním organizacím. Správce může některé osobní údaje předávat do zemí mimo území Evropské unie či Evropského hospodářského prostoru, a to prostřednictvím subjektů, se kterými spolupracuje.

K takovému předávání dochází pouze v případech, kdy předávání splňuje podmínky pro předání stanovené platnými a účinnými právními předpisy o ochraně osobních údajů, tj. je zaručená úroveň ochrany vyžadovaná těmito předpisy, a to na základě:

a) rozhodnutí Evropské komise (mimo jiné rozhodnutí Evropské komise 2016/1250 ze dne 12. července 2016 (Privacy Shield) podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES o odpovídající úrovni ochrany poskytované štítem EU-USA na ochranu soukromí;

b) vhodných záruk:

závazná podniková pravidla
standardní smluvní doložky

c) některé z výjimek pro specifické situace podle příslušných právních předpisů, kdy nelze aplikovat jeden ze dvou shora uvedených bodů.

Zároveň Vás o jakémkoli takovém předání buď individuálně informujeme prostřednictvím emailu, nebo zveřejníme aktualizaci tohoto Informačního memoranda o zpracování osobních údajů.

V rámci posílení transparentnosti zveřejňujeme, že spolupracujeme mimo jiné s těmito subjekty, jež se mohou nacházet mimo území Evropské unie či Evropského hospodářského prostoru:

Název společnosti

Předmět spolupráce

Informace o ochraně osobních údajů

Umístění datového centra (pokud je mimo EU a EHP)

Google, Inc.

Gmail, Google Analytics

https://policies.google.com/privacy?hl=en&gl=ZZ

https://cloud.google.com/security/gdpr/

USA, Chile, Taiwan, Singapur

Microsoft

Office 365 Business Premium

https://www.microsoft.com/en-us/trust-center/privacy

1.4. Automatizované individuální rozhodování

Automatizovaným individuálním rozhodováním se rozumí situace, kdy ke zpracování osobních údajů dochází výhradně automatizovaně (bez lidského zásahu), tj. pomocí automatických informačních systémů, webových programů a jiného softwaru.

Správce nebude provádět žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném individuálním zpracování, které by mělo pro subjekt údajů právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýkalo.

2. DODAVATEL

Dodavatelem je každá třetí osoba, která nám dodává jakékoliv zboží či poskytuje služby.

Toto Informační memorandum se uplatní v případě zpracování osobních údajů Dodavatelů, kteří jsou fyzickými osobami a dále zaměstnanců Dodavatelů, členů orgánů a/nebo jiných spolupracujících osob Dodavatelů, v případě, že to bude nezbytné k naplnění níže uvedených účelů zpracování.

2.1. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Zpracováváme následující kategorie osobních údajů Dodavatelů:

a) základní identifikační údaje – jméno a příjmení nebo obchodní firma, datum narození (pokud bude uvedeno), adresa a identifikační číslo;

b) kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;

c) informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů, ze záznamů telefonických hovorů nebo jiných kontaktních formulářů;

d) fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách; a

e) jakékoli další informace, které zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy či právních povinností a pro účely našich oprávněných zájmů.

2.2. Právní základ a účely osobních údajů

Ke zpracování osobních údajů Dodavatelů nepotřebujeme souhlas, jejich zpracování nám totiž umožňují přímo právní předpisy. Právním základem zpracování osobních údajů Dodavatelů je (a) plnění našich smluvních povinností, (b) dodržování zákonných povinností a (c) ochrana našich oprávněných zájmů.

Poskytování osobních údajů Dodavatelů je zákonným a smluvním požadavkem, přičemž Dodavatelé jsou povinni tyto informace poskytnout. V případě neposkytnutí nebude možné navázat s Dodavateli smluvní vztah.

Osobní údaje Dodavatelů zpracováváme na základě výše uvedených zákonných oprávnění pro následující účely:

a) jednání o uzavření smlouvy mezi námi a Dodavateli;

pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů: základní identifikační údaje, kontaktní údaje, informace ze vzájemné komunikace, fakturační a transakční údaje a jakékoli informace, které zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy či právních povinností a pro účely našich oprávněných zájmů.

b) plnění zákonných povinností, které pro nás ze smluvního vztahu s Dodavatelem vyplývají;

c) plnění oznamovací povinnosti vůči orgánům veřejné moci a plnění archivačních povinností (například dle zákona o účetnictví);

d) zajištění vzájemné komunikace mezi námi a Dodavateli;

pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů: základní identifikační údaje, kontaktní údaje, informace ze vzájemné komunikace a jakékoli informace, které zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy či právních povinností a pro účely našich oprávněných zájmů.

e) obhajoba našich právních nároků v soudních, mimosoudních a vykonávacích řízeních (oprávněným zájmem je předcházení vzniku škody na naší straně);

pro tento účel zpracováváme jakékoli informace, které zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy či právních povinností a pro účely našich oprávněných zájmů.

2.3. Způsob získání osobních údajů

Osobní údaje Dodavatelů získáváme přímo od Dodavatelů, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv. Dále můžeme získat osobní údaje od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání osobních údajů Dodavatelů a se kterými spolupracujeme, a z veřejně dostupných zdrojů či sociálních nebo pracovních internetových portálů.

2.4. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje Dodavatelů mohou být předávány třetím osobám, pokud je to nezbytné pro dosažení některého z účelů uvedených výše. Seznam našich dodavatelů se v čase mění a zároveň může být částečně chráněn obchodním tajemstvím, nicméně Vám zveřejňujeme alespoň kategorie potenciálních příjemců.

V rámci naší činnosti využíváme řadu externích subjektů, které pověřujeme výkonem některých činností tvořících součást našich Služeb, abychom zajistili naše co nejefektivnější fungování. V rámci tohoto outsourcingu může docházet i ke zpracování osobních údajů Dodavatelů, a to na základě právních předpisů (k tomuto zpracování tedy nepotřebujeme souhlas Dodavatelů). Naši dodavatelé se tak stávají zpracovateli, jsou však oprávněni s osobními údaji Dodavatelů nakládat pouze pro účely činností, které pro nás vykonávají. Jedná se například o poskytovatele IT služeb, externí účetní, externí projektanti, designeři a konstruktéři, poskytovatele správy dokumentů a záznamů apod.

2.5. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány maximálně po dobu trvání smlouvy a obchodního vztahu mezi námi a Dodavatelem. Dále pak po dobu 3 let od skončení tohoto vztahu, není-li dále stanoveno jinak.

Osobní údaje zpracovávané za účelem obhajoby našich právních nároků v soudních, mimosoudních a vykonávacích řízeních budou zpracovávány po dobu 15 let od skončení obchodního vztahu mezi námi a Dodavatelem, což odpovídá nejdelší možné promlčecí lhůtě stanovené právními předpisy.

Osobní údaje zpracovávané na základě plnění našich právních povinností vyplývajících z účetních, daňových a jiných příslušných právních předpisů jsou uchovávány po dobu v nich uvedenou; například osobní údaje Dodavatelů týkající se účetních záležitostí uchováváme po dobu 5 let od skončení obchodního vztahu a osobní údaje Dodavatelů týkající se daňových záležitostí uchováváme po dobu 10 let od konce příslušného daňového období.

Osobní údaje, které jsou důležité pro uplatnění našich oprávněných zájmů, budou uchovávány maximálně po dobu trvání smlouvy a obchodního vztahu mezi námi a Dodavatelem. Dále pak po dobu 3 let od skončení tohoto vztahu.

2.6. Zvláštní práva Dodavatele

Proti zpracování, které provádíme na základě našich oprávněných zájmů, může Dodavatel vznést námitku. Postup pro uplatnění této námitky lze nalézt v článku 1.2(f) oddílu 1.

3. KLIENT

Klientem je osoba, která využívá naše Služby.

Toto Informační memorandum se uplatní v případě zpracování osobních údajů Klientů, kteří jsou fyzickými osobami a dále zaměstnanců Klientů, členů orgánů a/nebo jiných spolupracujících osob Klientů, v případě, že to bude nezbytné k naplnění níže uvedených účelů zpracování.

3.1. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Zpracováváme následující kategorie osobních údajů Klientů:

a) základní identifikační údaje – jméno a příjmení nebo obchodní firma, datum narození (pokud bude uvedeno), adresa a identifikační číslo;

b) kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;

c) informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů, ze záznamů telefonických hovorů nebo jiných kontaktních formulářů;

d) fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách; a

e) jakékoli další informace, které zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy či právních povinností a pro účely našich oprávněných zájmů.

3.2. Právní základ a účely zpracování osobních údajů

Ke zpracování osobních údajů Klientů nepotřebujeme souhlas, jejich zpracování nám totiž umožňují přímo právní předpisy. Právním základem zpracování osobních údajů Klientů je (a) plnění našich smluvních povinností, (b) dodržování zákonných povinností, a (c) ochrana našich oprávněných zájmů.

Poskytování osobních údajů Klientů je zákonným a smluvním požadavkem, přičemž Klienti jsou povinni tyto informace poskytnout. V případě neposkytnutí nebude možné Klientovi poskytnout naše služby.

Osobní údaje Klientů zpracováváme na základě výše uvedených zákonných oprávnění pro následující účely:

a) jednání o uzavření smlouvy o poskytování našich Služeb;

b) plnění závazků ze smluv o poskytování Služeb uzavřených s Klienty;

c) plnění zákonných povinností, které pro nás ze smluvního vztahu s Klientem vyplývají;

d) plnění oznamovací povinnosti vůči orgánům veřejné moci a plnění archivačních povinností (například dle zákona o účetnictví);

e) zajištění vzájemné komunikace mezi námi a Klienty;

f) obhajoba našich právních nároků v soudních, mimosoudních a vykonávacích řízeních (oprávněným zájmem je předcházení vzniku škody na naší straně);

pro tento účel zpracováváme jakékoli informace, které zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy či právních povinností a pro účely našich oprávněných zájmů.

3.3. Způsob získání osobních údajů

Osobní údaje Klientů získáváme přímo od Klientů, a to zejména z vyplněných formulářů nebo vzájemné komunikace. Dále můžeme získat osobní údaje od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání osobních údajů Klientů a se kterými spolupracujeme, a z veřejně dostupných zdrojů či sociálních nebo pracovních internetových portálů.

3.4. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje Klientů mohou být předávány třetím osobám, pokud je to nezbytné pro dosažení některého z účelů uvedených výše. Seznam našich dodavatelů se v čase mění a zároveň může být částečně chráněn obchodním tajemstvím, nicméně Vám zveřejňujeme alespoň kategorie potenciálních příjemců.

V rámci naší činnosti využíváme řadu externích subjektů, které pověřujeme výkonem některých činností tvořících součást našich Služeb, abychom zajistili naše co nejefektivnější fungování. V rámci tohoto outsourcingu může docházet i ke zpracování osobních údajů Klientů, a to na základě právních předpisů (k tomuto zpracování tedy nepotřebujeme souhlas Klientů). Naši dodavatelé se tak stávají zpracovateli, jsou však oprávněni s osobními údaji Klientů nakládat pouze pro účely činností, které pro nás vykonávají. Zejména se jedná o poskytovatele IT služeb, externí účetní, externí projektanti, designeři a konstruktéři, poskytovatele správy dokumentů a záznamů apod.

3.5. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány maximálně po dobu trvání smlouvy a obchodního vztahu mezi námi a Klientem. Dále pak po dobu 3 let od skončení tohoto vztahu, není-li dále stanoveno jinak.

Osobní údaje zpracovávané za účelem obhajoby našich právních nároků v soudních, mimosoudních a vykonávacích řízeních budou zpracovávány po dobu 15 let od skončení obchodního vztahu mezi námi a Klientem, což odpovídá nejdelší možné promlčecí lhůtě stanovené právními předpisy.

Osobní údaje zpracovávané na základě povinnost plnit naše právní povinnosti vyplývající z účetních, daňových a jiných příslušných právních předpisů jsou uchovávány po dobu v nich uvedenou; například osobní údaje Klientů týkající se účetních záležitostí uchováváme po dobu 5 let od skončení obchodního vztahu a osobní údaje Klientů týkající se daňových záležitostí uchováváme po dobu 10 let od konce příslušného daňového období.

Osobní údaje, které jsou důležité pro uplatnění našich oprávněných zájmů, budou uchovávány maximálně po dobu trvání smlouvy a obchodního vztahu mezi námi a Klientem. Dále pak po dobu 3 let od skončení tohoto vztahu.

3.6. Zvláštní práva Klienta

Proti zpracování, které provádíme na základě našich oprávněných zájmů, může Klient vznést námitku. Postup pro uplatnění této námitky lze nalézt v článku 1.2(f) oddílu 1.

4. POTENCIÁLNÍ klient

Potenciálním klientem je návštěvník Portálu, případně osoba, která nás ze svého podnětu kontaktuje či s ní vedeme smluvní či jiný právní vztah.

4. 1. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Zpracováváme následující kategorie osobních údajů Potenciálních klientů:

a) identifikační informace (jméno, příjmení), pokud nám jsou Potenciálním klientem sděleny;

b) kontaktní informace (e-mailová adresa, poštovní adresa, telefonní číslo), pokud nám jsou Potenciálním klientem sděleny;

c) informace z osobní, telefonické a elektronické komunikace mezi Společností a Potenciálním klientem, pokud k nějaké komunikaci dojde;

d) geolokalizační informace (informace z internetového prohlížeče nebo mobilních aplikací, které Potenciální klient využívá při návštěvě Portálu); a

e) cookies, které používáme zejména k zajištění lepší uživatelské zkušenosti a personalizovaného obsahu na našich internetových stránkách. Cookies používáme i na propagační účely, analýzu chování na webu nebo při komunikaci s třetími stranami. Nastavení cookies si můžete upravovat přímo ve Vašem prohlížeči a k této kategorii osobních údajů nám dáváte implicitní souhlas právě nastavením Vašeho internetového prohlížeče.

Všechny tyto kategorie osobních údajů, pokud máme takové k dispozici, zpracováváme pro všechny účely, pro které nám dal Potenciální klient svůj souhlas nebo z proběhlé komunikace, pokud k nějaké došlo anebo v důsledku návštěvy Portálu, díky které můžeme mít přístup k informacím podle písmene (d) a (e) výše.

4.2. Právní základ a účely zpracování osobních údajů

Ke zpracování osobních údajů Potenciálních klientů, pokud nám jsou ze strany Potenciálních klientů sděleny nebo poskytnuty v rámci naší vzájemné komunikace z podnětu Potenciálního klienta či v rámci smluvního či jiného právního vztahu, nepotřebujeme souhlas, jejich zpracování nám totiž umožňují přímo právní předpisy. Právním důvodem zpracování těchto osobních údajů Potenciálních klientů je (a) smluvní či jiný právní vztah s Potenciálním klientem, (b) dodržování zákonných povinností, a (c) ochrana našich oprávněných zájmů.

Ve vztahu k osobním údajům podle článku 4.1 výše, pokud nedochází k jejich zpracování na základě právních důvodů vyjmenovaných v odstavci výše tohoto článku 4.2, je ke zpracování těchto osobních údajů právním základem Váš souhlas. Ten vyjadřujete zasláním Vašich osobních údajů podle článku 4.1 výše na náš e-mail nebo jejich sdělením telefonicky. Takto poskytnutý souhlas můžete kdykoliv odvolat.

Pokud jste pouze návštěvníkem webového rozhraní Portálu a nemáme spolu žádný smluvní či jiný právní vztah, pak můžeme zpracovávat pouze osobní údaje podle písmene (d) a (e) článku 4.1 výše (jelikož k jiným nemáme přístup), přičemž ke zpracování takových osobních údajů potřebujeme Váš souhlas (který poskytujete prostřednictvím nastavení Vašeho webového prohlížeče), jelikož se nejedná o plnění našich smluvních či zákonných povinností. Právním základem je tedy pouze Váš souhlas, který vyjadřujete prostřednictvím nastavení Vašeho webového prohlížeče, který můžete kdykoliv změnit či zrušit (a to právě prostřednictvím nastavení Vašeho webového prohlížeče).

V případě, že se na Portálu přihlásíte k zasílání novinek a dalších informací o našich aktivitách, ke zpracování Vašich osobních údajů pro následující marketingové účely:

a) zasílání newsletterů prostřednictvím e-mailu, a to maximálně jedenkrát za týden.;

b) zasílání informací o událostech organizovaných Společností prostřednictvím e-mailu;

c) zasílání obchodních sdělení, zejména nabízení zboží a Služeb poskytovaných Společností prostřednictvím e-mailu;

d) uskutečňování anket ohledně průzkumu trhu;

e) automatické zpracování za účelem analýzy osobních údajů Potenciálního klienta za účelem vývoje cílené reklamy odpovídající potřebám Potenciálního klienta;

f) marketingové zpracování, analýzy a profilování s cílem přizpůsobit nabídku ohledně zboží a Služeb potřebám Potenciálního klienta a zkvalitňování Služeb; a

g) organizace a vyhodnocení různých druhů soutěží nebo anket s možností výhry ceny nebo bez této možnosti,

potřebujeme Váš souhlas, v případech, že spolu nejsme ve smluvním či jiném právním vztahu. Poskytnutí tohoto souhlasu není zákonným nebo smluvním požadavkem, pokud nám tedy souhlas ke zpracování osobních údajů k marketingovým účelům neudělíte, neznamená to, že bychom Vám v důsledku toho odmítli poskytnout naše Služby.

Ke zpracování osobních údajů Potenciálních klientů na základě uděleného souhlasu pro marketingové účely výše, má možnost Potenciální klient vždy možnost si z jednotlivých účelů pod písmeny a) až g) výše sám vybrat. Rozsah účelů zpracování je pak pro každého Potenciálního klienta specifikován v jím uděleném souhlasu.

4.3. Způsob získání osobních údajů

Osobní údaje Potenciálních klientů získáváme přímo od Potenciálních klientů, a to zejména z vyplněných formulářů, návštěvy Portálu, smluvního či jiného právního vztahu a vzájemné komunikace.

4.4. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje Potenciálních klientů mohou být předávány třetím osobám, pokud je to nezbytné pro dosažení některého z účelů uvedených výše. Seznam našich dodavatelů se v čase mění a zároveň může být částečně chráněn obchodním tajemstvím, nicméně Vám zveřejňujeme alespoň kategorie potenciálních příjemců.

V rámci naší činnosti využíváme řadu externích subjektů, které pověřujeme výkonem některých činností tvořících součást našich služeb, abychom zajistili naše co nejefektivnější fungování. V rámci tohoto outsourcingu může docházet i ke zpracování osobních údajů Potenciálních klientů, a to na základě právních předpisů (k tomuto zpracování tedy nepotřebujeme souhlas Potenciálních klientů). Naši dodavatelé se tak stávají zpracovateli, jsou však oprávněni s osobními údaji Potenciálních klientů nakládat pouze pro účely činností, které pro nás vykonávají. Jedná se například o poskytovatele IT služeb, externí účetní, externí projektanti, designeři a konstruktéři, poskytovatele správy dokumentů a záznamů apod.

4.5. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány maximálně po dobu trvání vzájemné komunikace či smluvního či jiného právního vztahu mezi Potenciálním klientem a Společností a po dobu 1 roku po jejím skončení.

4.6. Zvláštní práva Potenciálního klienta

Proti zpracování, které provádíme na základě našich oprávněných zájmů, může Potenciální klient vznést námitku. Postup pro uplatnění této námitky lze nalézt v článku 1.2(f) oddílu 1.

V případě zpracovávání na základě souhlasu uděleného Potenciálním klientem, má Potenciální klient právo udělený souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat.

5. ZÁVĚREČNÉ INFORMACE

Toto Informační memorandum je vypracováno v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění

V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování Vašich osobních údajů, se nás neváhejte kontaktovat na e-mailové adrese jan.malina@prototypum.cz nebo na telefonu +420 775 660 090. Ve všech případech nás lze kontaktovat na naší doručovací adrese U Panelárny 136, 273 43 Buštěhrad.

Toto Informační memorandum je platné ke dni 1.1. 2020.